Ini Dia Contoh Invoice yang Benar: Komponen dan Jenis-Jenisnya

tagihanatur
17 Nov 2020

Jika Anda sedang mencari contoh invoice, kemungkinan besar Anda adalah pelaku bisnis yang sedang mencoba mencari cara membuat invoice untuk pembeli. Invoice memang merupakan hal yang penting bagi para pelaku usaha. Invoice menjadi salah satu dokumen yang wajib dibuat oleh penjual atau penyedia jasa. Invoice akan menjadi dokumen penanda transaksi jual-beli yang dilakukan.

Apa itu invoice?

Dokumen yang berisi daftar nama, produk dagangan yang dibeli atau dijual, jumlah barang, harga masing-masing produk, dan harga total yang yang harus dibayar adalah definisi dari invoice. Menurut keterangan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.

Jika Anda melihat contoh invoice di internet, Anda pasti akan menemukan contoh invoice yang berisi informasi-informasi tersebut. Namun, tidak jarang invoice juga dilengkapi dengan informasi-informasi lainnya. Misalnya informasi terkait tenggat waktu pembayaran, tanggal transaksi serta informasi-informasi lain yang perlu dicatat secara khusus.

Dapat disimpulkan bahwa invoice adalah dokumen penanda dari proses transaksi penjualan atau pembelian. Biasanya invoice dibuat menjadi tiga rangkap dengan isi yang sama persis. Satu rangkap sebagai dokumen penagihan pada pembeli, satu rangkap untuk dilampirkan dalam laporan keuangan dan satu rangkap lainnya sebagai arsip badan usaha. Pada beberapa bisnis, invoice hanya dibuat sebanyak dua rangkap. Satu rangkap untuk pembeli dan satu rangkap lainnya digunakan untuk pihak penjual.

Invoice memiliki banyak macam. Masing-masing jenis usaha memiliki jenis invoice-nya sendiri. Satu badan usaha dan badan usaha lainnya juga akan menggunakan jenis invoice yang berbeda. Biasanya, invoice diberikan ketika pihak penjual akan melakukan penagihan pada pihak yang akan membeli. 

Apakah invoice sama dengan kuitansi?

Saat mencari contoh invoice di internet, mungkin Anda akan dibuat bingung. Hasil pencarian yang muncul bercampur dengan contoh kuitansi. Padahal, sebenarnya invoice dan kuitansi adalah dua dokumen yang berbeda. Baik secara format, fungsi bahkan waktu pembuatan antara dua dokumen ini berbeda.

Invoice kerap dijadikan sebagai dokumen penagihan kepada pembeli. Invoice dikeluarkan ketika pembeli telah membuat pesanan. Invoice ini akan dijadikan sebagai dokumen penanda transaksi yang dilakukan. Waktu pembuatannya adalah setelah pembeli membuat pesanan dan sebelum pembayaran.

Berbeda dengan kuitansi yang secara definisi diartikan sebagai bukti pembayaran. Kuitansi dibuat ketika pembeli telah melakukan pembayaran. Kuitansi menjadi bukti bahwa pembeli telah melakukan pembayaran dan penjual telah menerima pembayaran tersebut. Jadi, dapat disimpulkan bahwa invoice berbeda dengan kuitansi. Dua dokumen ini memiliki fungsinya masing-masing. Waktu pembuatannya juga berbeda.

Manfaat invoice

Seperti yang sudah dibahas di atas, invoice biasanya digunakan sebagai dokumen penagihan dari penjual ke pembeli. Para pelaku usaha menggunakan invoice sebagai penanda transaksi yang mereka lakukan bersama para pelanggannya. Manfaat ini merupakan manfaat utama invoice dalam bisnis. Namun, selain hal ini invoice juga memiliki manfaat lain. Manfaat invoice lainnya adalah:

  1. Dokumen yang sah dalam proses transaksi jual-beli
  2. Menyimpan data pembelian dan penjualan yang rinci termasuk tanggal transaksi, jumlah produk, catatan pemasukan, dan informasi-informasi  penting lainnya.
  3. Menjadi rujukan apabila ditemui kendala dalam proses transaksi.
  4. Mempermudah proses pembuatan laporan keuangan.
  5. Mempermudah proses tracking penjualan.

Macam-macam invoice

Anda mungkin beranggapan bahwa semua invoice sama. Contoh invoice yang disebar di internet memang terlihat serupa. Wajar sekali apabila Anda merasa semua invoice serupa. Namun, sebenarnya invoice terbagi menjadi beberapa jenis.

Invoice biasa

Contoh invoice yang biasanya Anda lihat di internet adalah contoh invoice biasa. Invoice ini hanya berisi rincian produk yang dipesan, jumlah produk, harga satuan produk, dan total harga yang perlu dibayar. Ini adalah contoh invoice yang paling banyak digunakan. Beberapa bisnis kecil juga banyak membuat jenis invoice ini untuk melakukan penagihan pada pembelinya.

Invoice konsuler

Jenis invoice ini khusus digunakan untuk melakukan penagihan dalam transaksi internasional. Bisnis yang biasanya menggunakan jenis invoice ini adalah bisnis ekspor atau impor. Untuk bisnis jenis ini, dokumen invoice konsuler menjadi dokumen yang diperlukan untuk proses perizinan perdagangan dan pengiriman produk.

Invoice proforma

Anda mungkin pernah menemui jenis transaksi yang pengirimannya dilakukan secara bertahap. Nah, proses transaksi yang semacam ini biasanya menggunakan jenis invoice proforma. Yaitu, salah satu jenis invoice yang juga dikenal sebagai invoice sementara. Invoice ini akan menjadi dokumen sementara. Setelah semua produk dikirimkan, maka invoice ini akan diganti dengan invoice yang baru.

Bagian-bagian invoice

Anda akan menemui beragam contoh invoice di internet. Contoh invoice yang satu dan yang lain bisa saja berbeda. Tidak ada yang salah, semua contoh invoice yang Anda lihat bisa saja benar. Hal ini dikarenakan tidak adanya standar tertentu dalam pembuatan invoice. Namun, ada beberapa bagian yang wajib ada dalam invoice. Bagian-bagian tersebut adalah:

  1. Identitas penjual
  2. Identitas pembeli
  3. Nomor invoice
  4. Tanggal transaksi
  5. Produk atau jasa yang dipesan
  6. Jumlah produk atau jasa yang dipesan
  7. Harga masing-masing produk atau jasa
  8. Jumlah total yang harus dibayar pembeli
  9. Tenggat waktu pembayaran
  10. Potongan harga atau biaya-biaya lain yang menyertai (contoh: ongkos pengiriman)

Sepuluh hal ini merupakan bagian-bagian dari invoice yang wajib tercantum. Informasi-informasi lain dapat menyesuaikan dengan badan usaha yang Anda kelola. Misalnya informasi terkait cara pembayaran atau catatan khusus lain yang ingin Anda cantumkan.

Mengapa perlu melihat contoh invoice yang baik?

Anda perlu melihat contoh invoice yang baik agar bisa berpedoman pada contoh invoice yang benar-benar tepat. Dengan demikian Anda bisa membuat invoice yang baik dan tepat pula. Hal ini penting dilakukan mengingat betapa pentingnya invoice sebagai dokumen yang sah dalam bisnis. Untuk menunjang kelancaran bisnis Anda, khususnya dalam proses transaksi dan penagihan, invoice yang baik akan sangat Anda butuhkan.

Kriteria contoh invoice yang baik

Untuk mengetahui apakah contoh invoice yang Anda lihat adalah contoh invoice yang baik atau tidak, perhatikan beberapa hal ini. Terdapat kriteria yang menandai bahwa contoh invoice tersebut adalah contoh yang baik dan bisa Anda jadikan pedoman.

  1. Memiliki bagian-bagian invoice yang lengkap
  2. Mencakup informasi-informasi penting
  3. Dibuat dengan format yang jelas dan memiliki penanda yang sah
  4. Memiliki keterangan nama penjual dan pembeli yang jelas
  5. Dibuat dengan jelas dan ringkas

Tips membuat invoice yang baik

Ada beberapa tips yang bisa Anda coba untuk membuat invoice yang baik. Tips ini dibuat khusus untuk Anda oleh Aturtagihan. Simak baik-baik, ya!

  1. Buatlah template invoice untuk memudahkan proses pembuatan invoice dalam jangka waktu yang lama.
  2. Pastikan template invoice Anda telah mencakup semua bagian wajib yang harus ada dalam invoice.
  3. Gunakan template yang ringkas dan mudah dipahami
  4. Untuk membuat invoice dengan praktis, Anda bisa menggunakan layanan penagihan dari Aturtagihan. Anda bisa menghemat waktu Anda. Anda tidak perlu membuat dan mengirimkan invoice secara manual. Sisihkan 80% waktu Anda untuk hal lainnya, biarkan penagihan Anda menjadi urusan Aturtagihan.

Tips-tips ini sangat menarik, bukan? Anda bisa menikmati segala macam kemudahan dengan menggunakan layanan penagihan dari Aturtagihan. Aturtagihan, sahabat terbaik bisnis Anda. Buat invoice dengan praktis tanpa perlu repot. Aturtagihan, solusi tepat untuk membuat invoice.

Komentar

Artikel Terkait
Bisnis 30 Nov 2020

Cara Mendapatkan Modal Usaha Untuk Scale Up Bisnis Anda!

Apakah memulai bisnis harus dimulai dengan modal usaha yang besar? Dengan angka fantastis hingga milyaran hingga triliunan. Apakah mengembangkan bisnis harus menggunakan modal usaha yang jauh lebih besar? Apakah benar demikian? Tidak, memulai bisnis tidak selalu bermula dengan modal usaha fantastis. Berbisnis bisa bermula dari hal-hal sederhana yang terasa sangat mungkin untuk dilakukan. Modal usaha […]

Bisnis 30 Nov 2020

Surat Izin Usaha Perdagangan: Deskripsi, Syarat dan Prosedurnya

Surat Izin Usaha Perdagangan adalah hal yang penting dalam bisnis. Surat ini menjadi penanda legalitas usaha yang Anda kelola. Tanpa surat ini, usaha Anda belum diakui secara hukum oleh negara. Tanpa surat ini pula, usaha yang Anda dirikan belum memiliki kekuatan secara hukum sehingga rawan terhadap berbagai urusan terkait hukum dan hak-hak terkaitnya. Surat Izin […]

Bisnis 23 Nov 2020

Jenis-Jenis Badan Usaha yang Perlu Anda Pahami

Terdapat banyak sekali jenis badan usaha. Mungkin, hampir semua jenis badan usaha yang ada sudah pernah Anda temui. Mulai dari badan usaha yang menjadi hak milik negara hingga badan usaha kecil yang ada di sekitar rumah Anda. Setiap jenis badan usaha memiliki ciri khasnya tersendiri. Ciri ini penting untuk Anda pahami, terutama apabila Anda tertarik […]